De factuur is een belangrijk document in de btw. Niet voor niets zijn daar de nodige voorwaarden aan verbonden. Maar wat als uw factuur niet aan alle voorwaarden voldoet? Hoe zit het eigenlijk met elektronisch factureren?

Hoeksteen.
Waar het gezin de hoeksteen van de samenleving wordt genoemd, neemt de factuur deze plaats voor de btw in. Het is een belangrijk controlemiddel voor de Belastingdienst. Zowel bij de ondernemer die de factuur opstelt, als bij zijn afnemer die de btw in aftrek brengt.

Voorwaarden
Uw facturen moeten aan een heel wat voorwaarden voldoen. Naast uw naam, vestigingsadres en die van uw afnemer, moet u ook denken aan:

• uw btw-nummer en soms dat van uw afnemer;
• heldere omschrijving van leveringen/diensten;
• vergoeding per btw-tarief of vrijstelling;
• btw-tarief en btw-bedrag;
• toepassing vrijstelling of bijzondere regelingen, zoals de verleggingsregeling (‘btw-verlegd’), intracommunautaire regeling, marge- of reisbureauregeling (‘bijzondere regeling gebruikte goederen/kunstvoorwerpen/voorwerpen van verzameling of antiquiteiten/reisbureaus’);
• ‘factuur uitgereikt door afnemer’, indien van toepassing;
• de gegevens van uw fiscaal vertegenwoordiger (veelal internationaal).

Een collega van u met een Vof meldde zich met een vraag. Zijn adviseur had beweerd dat een foute tenaamstelling op een factuur geen punt was. Is de naamsvermelding van één vennoot op de factuur dan fiscaal reeds voldoende?

Wat was de vraag?
Als u als ondernemer uw beroep uitoefent via een Vof, dan is voor de btw de Vof ‘de ondernemer’. Zo is het de Vof die de eventueel verschuldigde btw moet afdragen en de verrekenbare btw op kosten in aftrek kan brengen. Maar wat nu als er een factuur op uw naam is uitgesteld en niet op naam van de Vof? Mag u de btw hiervan nu wel of niet in aftrek nemen? En wat met de inkomstenbelasting? Mag u deze kosten wel of niet zakelijk opvoeren?

Factuur op naam van de vennoot
Btw op factuur.
Een Vof mag de btw op de zakelijke kosten die de vennoten op eigen naam hebben gemaakt in aftrek brengen. Zolang de facturen maar in de boekhouding van de Vof worden opgenomen, is de btw aftrekbaar. Dit zelfde geldt ook voor zakelijke abonnementen die op naam van een vennoot zijn afgesloten. Let op. Voor investeringsgoederen gelden andere regels. Maar als een investeringsfactuur op naam van een vennoot is uitgesteld, dan is door een speciale regeling van de staatssecretaris van Financiën onder bepaalde voorwaarden de aftrek van btw wel goedgekeurd.

Er kunnen ook niet-fiscale redenen zijn waarom een factuur niet op naam van een Vof staat, bijvoorbeeld omdat bij sommige diensten een bedrijfsnaam betekent dat er een ‘zakelijk’ contract moet worden gesloten tegen soms hogere kosten. Daarover een volgende keer meer.

Wat houdt die regeling in?
Zo mag de Vof in de volgende situaties de btw van investeringsgoederen in aftrek brengen, ook als de factuur op naam van een vennoot staat:

1. als het investeringsgoed binnen de Vof gebruikt wordt voor met btw-belaste prestaties, als de speciale regeling niet kan worden toegepast en als u als vennoot voor het gebruik van uw investeringsgoed binnen de Vof geen vergoeding van de Vof ontvangt. Als u het investeringsgoed bijvoorbeeld tegen een vergoeding verhuurt aan de Vof, is de speciale regeling niet van toepassing, tenzij de vergoeding winstafhankelijk is gemaakt;
2. als de Vof de btw alle rechten en verplichtingen met betrekking tot het investeringsgoed op zich neemt. Dit betekent onder andere dat bij verkoop van het investeringsgoed de Vof in beginsel een btw-factuur uit zal moeten reiken;
3. de Vof zal ook moeten controleren en bijhouden of de btw terecht in aftrek is gebracht. De facturen die betrekking hebben op het investeringsgoed, dienen te worden opgenomen in de boekhouding van de Vof.

Verstandiger?
Bij samenwerkingsverbanden verdient de tenaamstelling van het samenwerkingsverband de voorkeur. Zo voorkomt u discussies en komt de aftrek van btw niet in het geding. Tip. Voorkom al dat fiscale gedoe en zorg dat u altijd btw-nota’s ontvangt waarop de naam van uw Vof (bedrijf) staat en niet uw eigen naam.

En voor de inkomstenbelasting (IB)?
Voor de IB moet u aannemelijk maken dat het zakelijke kosten betreft voor de Vof. Voor gemengde kosten of kosten waar een privékarakter aan hangt, wordt het aantonen van zakelijk nut lastiger als de factuur op naam van een vennoot is uitgesteld. Daarom geldt ook hier: voorkomen is beter dan genezen.

Als een factuur voor uw bedrijf een keer op uw naam is gesteld, is er nog geen man overboord voor de aftrek van btw en de kostenaftrek in de IB. Voorkom echter dat daar lastige vragen over ontstaan bij een controle en zorg ervoor dat inkomende facturen altijd op naam van uw bedrijf zijn gesteld.

Bron: Tips en Advies

Als uw kind een bedrijf wil starten, kan de financiering hiervan een probleem zijn. Als ervaren ondernemer weet u precies hoe lastig banken soms doen. Hoe kunt u het beste als financier voor de onderneming van uw kind optreden?

Waar gaat het om?

Box 3.
U kunt er natuurlijk voor kiezen uw kind een onderhandse lening te verstrekken. Simpelweg een leningsovereenkomst opmaken en de boel is geregeld. Een nadeel hiervan is dat deze lening onder de vermogensrendementsheffing van box 3 valt. Dit betekent dat u een eventueel verlies niet van uw belastbaar inkomen kunt aftrekken.

Onzakelijke lening.
Om dit te voorkomen zou u een dergelijke lening natuurlijk kunnen verstrekken vanuit uw eigen vennootschap of IB-onderneming. Let op. Ook dan is het maar de vraag of een verlies fiscaal in aftrek komt. Omdat u in de regel geen volledig zakelijke leningsvoorwaarden kunt afspreken, kan deze lening worden aangemerkt als onzakelijk. Dan is een afwaardering ten laste van de fiscale winst helaas niet mogelijk.

Samen ondernemen

Financierings-CV.
Een mooi alternatief is de zogenaamde financierings-CV. U richt dan samen met uw kind een commanditaire vennootschap op. U wordt de stille vennoot en uw kind de beherend vennoot. Ter financiering van de onderneming brengt u vervolgens de benodigde gelden in. Tip. U hoeft hiervoor niet naar de notaris.
Plussen en minnen.
Het voordeel van een dergelijke opzet is dat u als vennoot meedeelt in de bedrijfsresultaten. Dus wanneer de onderneming slecht loopt, kunt u een verlies in aanmerking nemen in uw belastingaangifte. Dit verlies is verrekenbaar tegen het progressieve belastingtarief van box 1. De rente-inkomsten voor het verstrekte vermogen worden ook in deze box belast.
Willekeurige afschrijving.
Een stille vennoot heeft in tegenstelling tot de beherend vennoot geen recht op zelfstandigenaftrek of opbouw van de fiscale oudedagsreserve. Wel kan er aanspraak worden gemaakt op de investeringsaftrek en willekeurige afschrijving. Zo kan bij forse investeringen het bedrijfsresultaat aanzienlijk worden gedrukt.

Maar ook waakzaamheid geboden

Opgelet!
Als stille vennoot bent u slechts aansprakelijk voor het geld dat u in het samenwerkingsverband heeft ingebracht. De beherend vennoot is net zoals de eigenaar van een eenmanszaak hoofdelijk en dus ook in privé volledig aansprakelijk voor schulden uit de onderneming.
Niet teveel bemoeien.
Het is dan ook zaak dat u te allen tijde als stille vennoot wordt aangemerkt en niet als een beherende. Wanneer u zich namelijk te veel bemoeit met de onderneming, wordt u juridisch toch gezien als een beherend vennoot, met alle gevolgen van dien. Een stille vennoot wordt in ieder geval hoofdelijk aansprakelijk op het moment dat hij:

• beheerstaken gaat verrichten, zoals onderhandelen met klanten en leveranciers;
• werkzaam is binnen de CV;
• zijn naam verbindt aan de CV.

Oogje in het zeil houden.
Het voordeel van een financierings-CV is ook dat u wat dichter op het vuur zit. U heeft inzicht in de administratie en kan zodoende uw eigen investering beter beschermen dan wanneer u enkel een lening heeft verstrekt. Bovendien kunt u uw kind op afstand begeleiden bij zijn eerste stappen als ondernemer.

Bron: Tips en Advies

Sinds 1 juli 2015 gelden er nieuwe regels voor het ontslaan van werknemers. Ontslag via de rechter blijkt veel lastiger dan gedacht. Wat nu te doen?

Naar de rechter
Volgens de nieuwe wettelijke regels kan alleen via de kantonrechter een punt gezet worden achter het arbeidscontract in het geval van disfunctioneren van een werknemer. En dat is niet eenvoudig. Als werkgever moet u aannemelijk maken dat uw werknemer:

1. onvoldoende functioneert; en
2. door u op dat disfunctioneren is aangesproken. Dit kan door regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren en hiervan verslagen te maken; en
3. genoeg gelegenheid is geboden om zich te verbeteren, maar daarin niet is geslaagd (werknemer en werkgever samen verbeterplan opstellen, evalueren verbeterplan en verslaglegging hiervan); en
4. niet ongeschikt is omdat u de werknemer onvoldoende heeft geschoold. U dient de werknemer scholing of coaching aan te bieden om het functioneren te kunnen verbeteren; en
5. binnen redelijke termijn niet herplaatsbaar is in een andere functie bij u.
   
   Rechter is streng
   Uit de rechtspraak vanaf 1 juli 2015 blijkt dat kantonrechters streng toetsen of er voldaan is aan de wettelijke eisen. Heeft de werkgever zijn dossier niet op orde en kan hij dus niet alle hierboven opgesomde aspecten aannemelijk maken, dan wordt het verzoek van de werkgever afgewezen. Begin daarom niet aan een procedure wanneer u niet over een volledig dossier beschikt. Betrek er een deskundig arbeidsjurist bij (wellicht van uw rechtsbijstandsverzekering of uw branche-organisatie) en vraag die eerst om een inschatting van uw proceskansen.
   
   Ontslag buiten de rechter om?
   Het is ook mogelijk om rechtstreeks met uw werknemer tot een vergelijk te komen. Bedenk wel dat (de juridisch adviseur van) uw werknemer ook weet of u wel of niet sterk staat bij de rechter. Een onvolledig ontslagdossier zal doorgaans leiden tot een (veel) hogere ontslagvergoeding. Waarom zou uw werknemer anders instemmen met een einde aan het arbeidscontract?
   
   Check vooraf of u de vijf genoemde omstandigheden kunt bewijzen. Onderling ‘regelen’ van een ontslag kan wel, maar zal zonder goed dossier duur uitpakken.
   
   Bron: Tips en Advies
   

Als ondernemer bent u verplicht alle facturen minstens zeven jaar te bewaren. Maar soms wordt u gek van al die bonnetjes die bijvoorbeeld uw werknemers meeslepen. Kan dat nou niet anders of ligt de fiscus dan dwars?

Rompslomp.
Uw administratie verwerkt duizenden transacties per jaar. Alleen al uw medewerkers in de buitendienst brengen tientallen bonnetjes mee, variërend van het broodje bal tot het bloemetje voor de zieke klant of leverancier. Ook die moet u in beginsel allemaal minstens zeven jaar bewaren. Kan dat met minder rompslomp?

Facturen Scannen?
Mag dat?
Tegenwoordig is het reuzesimpel om facturen te scannen en digitaal op te slaan. Kon dat tot voor kort alleen nog via de pc met een scanner op A4-formaat, tegenwoordig is het met een handige app voor de iPhone of een vergelijkbaar apparaat een fluitje van een cent. Ook opslaan in de cloud, dan wel doormailen naar de administratie is binnen een paar tellen gepiept. De vraag is of de fiscus daar genoegen mee neemt of eist dat u toch de echte bonnetjes kunt tonen.

Ex-minister Opstelten kon ‘het bonnetje van € 4,7 miljoen’ niet meer achterhalen. Wat als u een bonnetje niet kunt vinden? En ook uw oude pc dienst weigert?

Standaard zeven jaar. 
U heeft standaard te maken met een bewaartermijn van zeven jaar. Dit betekent dat, uitzonderingen daargelaten, de administratie van 2007 en eerder de versnipperaar in kan. De volgende zaken moet u zeker minstens zeven jaar bewaren: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie, loonadministratie.
Langer bewaren voor de btw! 
Voor de btw moet u de administratie soms langer bewaren. Dit betreft onroerende zaken, zoals uw bedrijfspand, omdat hiervoor een herzieningstermijn geldt van 10 jaar. Gebruikt u uw pand bijvoorbeeld voor 50% vrijgesteld, dan mag u ook maar 50% van de betaalde btw aftrekken. Het gebruik wordt voor de btw 10 jaar gevolgd. Wijzigt het vrijgestelde gebruik, dan wijzigt ook uw aftrek, dus vandaar de langere bewaartermijn.
Ook elektronisch bewaren. 
Tot uw administratie behoort ook digitale informatie. Tapes, dvd’s, usb-sticks, enz. moet u dus ook minimaal zeven jaar bewaren. Bovendien moet u ervoor zorgen dat de informatie op deze gegevensdragers toegankelijk blijft. Dit zal soms betekenen dat u oude apparatuur, zoals een pc met floppydrive, en oude software, zoals Windows XP, ter beschikking moet houden. Vindt u dit lastig, dan kunt u oude gegevens omzetten naar een moderner medium. U moet dan wel alle gegevens juist omzetten. Ook moet het reproduceren en controleren van de gegevens binnen redelijke termijn mogelijk zijn. De fiscus adviseert om hierover vóóraf afspraken met hem te maken.
Niet voldoen aan bewaarplicht? 
U bent verplicht op verzoek van de inspecteur de gegevens uit uw administratie aan te leveren die hij van belang acht voor uw belastingplicht. Heeft u die niet meer, zoals inkoopfacturen, dan kan hij hier schriftelijk om verzoeken. Als u niet aan zijn verzoek kunt voldoen, kan hij de administratie verwerpen. De inspecteur kan dan een aanslag opleggen op basis van een redelijke schatting. Dat deze niet aan de lage kant zal zijn, spreekt voor zich.

Bewaar uw administratie minstens zeven jaar én zorg dat deze toegankelijk blijft. Anders loopt u het risico dat de fiscus uw winstcijfers (te hoog) gaat schatten.

Bron: Tips en Advies

Uw huis heeft een prima garage waar u zo een kantoor in kunt beginnen en uw klanten kunt ontvangen. Moet u dan vergunningen aanvragen bij de gemeente? Maakt het uit wat voor werk u doet?

Bedrijfsmatige activiteiten aan huis
Als startend ondernemer.
Bij de start van een bedrijf komt veel kijken. Denk alleen maar eens aan visitekaartjes maken, een website bouwen, de juiste rechtsvorm kiezen en uw bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel. En als u een bedrijf aan huis begint, moet u ook nog eens rekening houden met de regels van de gemeente voor bedrijfsmatige activiteiten aan huis. Is dat voor alle beroepen hetzelfde?

Als u vrije beroeper bent
Dan mag het altijd.
Het maakt inderdaad uit wat voor soort werk u doet. Als u een vrij beroep uitoefent, zoals dat van advocaat, fysiotherapeut of architect, mag u altijd een bedrijf aan huis beginnen. Tip. Controleer of uw beroep een vrij beroep is.

En als u ‘gewoon’ werkt?
Check bestemmingsplan.
Wat nu als u geen vrij beroep uitoefent, maar u ‘gewoon’ aan het werk gaat? Check dan of uw geplande bedrijf aan huis binnen het bestemmingsplan past. Als uw werkzaamheden binnen het bestemmingsplan passen, kunt u, eventueel na een melding bij de gemeente, uw bedrijf aan huis beginnen. Tip. Vraag aan de gemeente of uw plannen binnen het bestemmingsplan passen en of u meldingsplichtig bent.
Werkzaamheden niet binnen plan.
Wanneer uw geplande werkzaamheden niet binnen het bestemmingsplan passen, kunt u een omgevingsvergunning aanvragen. De voorwaarden waaraan u dan moet voldoen, kunnen per gemeente verschillen. Tip. Check bij uw gemeente om welke voorwaarden het precies gaat. In de meeste gevallen gaat het om de volgende voorwaarden:

• De bedrijfsoppervlakte neemt maximaal 30% van het totale oppervlakte in beslag, met een maximum van 50 m2.
• De hoofdbestemming van de woning blijft wonen;
• De personen die in het bedrijf werken, zijn ook bewoners van de woning;
• De verkeersdruk mag niet te veel stijgen;
• Het bedrijf veroorzaakt geen parkeeroverlast;
• Het gaat niet om detailhandel of horeca;
• Het gaat niet om een bedrijf dat een milieuvergunning nodig heeft.

Parkeren.
Het ontvangen van klanten in de garage kan dus problemen opleveren in verband met parkeren en verkeersdruk. De gemeente zal dan nagaan of uw klanten voornamelijk overdag zullen komen of in de avond en hoeveel klanten u per dag verwacht. Als uw klanten voornamelijk overdag komen, kan dit de leefbaarheid van de buurt juist ten goede komen.

Wat komt er nog meer bij kijken?
Andere gevolgen.
Met alleen de vereisten van de gemeente bent u er nog niet. Een bedrijf aan huis kan ook fiscale consequenties hebben. Tip. Zoek uit of er belastingvoordelen of -nadelen zijn voor bedrijven aan huis. Ook moet u er rekening mee houden dat u voor uw bedrijfsmiddelen een aparte verzekering afsluit. De inboedelverzekeraar keert namelijk niet zonder meer uit wanneer uw nieuwe bureau beschadigd raakt.

Behoort uw werk tot de vrije beroepen? Dan mag u altijd een bedrijf aan huis beginnen. Is er sprake van een andere bedrijfsmatige activiteit? Bekijk dan het bestemmingsplan. Past uw bedrijfsactiviteit niet in het bestemmingsplan? Dan heeft u een omgevingsvergunning nodig.

Bron: Tipsenadvies

Manusje-van-alles. De belanghebbende (Joop) werkte voor drie bedrijven. Bij bedrijf A hielp hij met het repareren van riolen. Bij bedrijf B hielp hij met laden en lossen van goederen, reed hij op een shovel en voerde hij reparaties uit aan vrachtwagens. Bij bedrijf C werkte hij als monteur aan vrachtwagens en bracht hij deze naar keuringsstations. Er werd gewerkt op projectbasis voor de duur van twee tot vijf dagen.

Loondienst! De belastinginspecteur en ook de belastingrechter vinden dat er géén sprake is van ondernemerschap. Dit ondanks het feit dat Joop zelf kon beslissen of hij een opdracht accepteerde of niet. In de procedure stelt de belastingrechter vast dat er toch sprake is van een ‘dienstbetrekking’, Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 12.12.2014 (RBZWB:2014:7844) .

Dit baseert de rechter vooral op de volgende omstandigheden:

• Als Joop een opdracht aanvaard heeft, kan hij zich niet door een ander laten vervangen
• Joop moet de aanwijzingen van de bedrijven (A, B en C) opvolgen
• Joop moet werken op de tijdstippen die de opdrachtgever vaststelt en op dezelfde wijze als de andere werknemers.

Er moet wel verschil zijn tussen de manier van werken van iemand met een VAR-wuo en die van het eigen personeel van een opdrachtgever.

Bron: Tips en Advies