Adviseurs en boekhouders zien ze niet graag komen, zo’n doos met alleen maar kassabonnetjes. Ze moeten zich echter wel houden aan de fiscale spelregels, anders loopt u de aftrek mis.
Over welke twee aftrekvormen hebben we het? Wat doet u?

Bonnetje hier, bonnetje daar ...

Om de aftrek studiekosten te bepalen is het van belang of de studie bedoeld is om uw kennis op peil te houden, dan wel uit te breiden. Hoe zit dat?

BTW-aftrek
Even snel inkopen doen bij een plaatselijke winkel, zoals printpapier, schoonmaakartikelen of even snel tanken of naar de bouwmarkt voor schroefjes. Voordat u het weet, leveren dergelijke aankopen een hele stapel bonnetjes op. Waar moet u op letten om de btw en de kostenaftrek veilig te stellen? Let op. Een factuur dient te voldoen aan de factuurvereisten. Zonder correcte factuur heeft u namelijk geen recht op btw-aftrek!

Vereenvoudigde eisen
Bij kleine bedragen en kassabonnen (ook nota’s, rekeningen, e.d.) gelden er andere eisen. In een aantal gevallen kunt u met een vereenvoudigde factuur uw recht op aftrek doen gelden, als de bon voldoet aan de vereenvoudigde factuureisen. Dit mag als het factuurbedrag max. € 100 incl. btw is of als er sprake is van een correctiefactuur.

Vereenvoudigde factuur
Hierop moet staan:

• de datum van uitreiking van de factuur;
• de naw-gegevens (identiteit) van de leverancier of dienstverrichter en de aard van de geleverde goederen of diensten. Op de bon moet dus staan wat u gekocht heeft;
• het te betalen btw-bedrag (of de gegevens waarmee het btw-bedrag kan worden berekend);
• de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur indien er sprake is van een correctiefactuur.

Let op. De vereenvoudigde factuureisen gelden niet voor afstandsverkopen, intracommunautaire leveringen en leveringen van buitenlandse leveranciers waarbij de btw naar u is verlegd.

Brandstofbonnen
Om de btw op brandstofbonnen te kunnen aftrekken, moet u aannemelijk maken dat u de afnemer bent, door bijv. te betalen met pinpas, creditcard of tankpas. Hierdoor is de betaling herleidbaar naar u als afnemer en voorkomt u discussies met de Belastingdienst. Voor brandstofbonnen geldt dat deze ook boven de grens van € 100 incl. btw op basis van een kassabon acceptabel zijn. Wel moet de betaling naar u als afnemer herleidbaar zijn gedaan, bijv. omdat u betaalt met pinpas, creditcard of een tankpas.

Vervoersbewijzen
Het vervoersbewijs van openbaar vervoer of taxi geldt als factuur. U mag 9/109 deel van het bedrag dat op het vervoersbewijs staat als btw als vooraftrek in mindering brengen. Let op. Als het vervoerbewijs volledig betrekking heeft op regulier woon-werkverkeer, dan is de btw niet aftrekbaar. Voor de btw wordt dit gezien als privé.

Verzamelfactuur
Koopt u geregeld bij dezelfde winkel, laat dan aan het einde van de maand een btw-bon maken van de losse bonnetjes. De losse bonnetjes niet u vervolgens vast aan de verzamelfactuur. Uw leverancier is overigens verplicht om op uw verzoek een echte factuur uit te reiken.

Kostenaftrek
Om voor kostenaftrek in aanmerking te komen, dient u aannemelijk te maken dat het om zakelijke kosten gaat. Indien u beschikt over de gegevens van de crediteur en u het belastingjaar waar de kosten betrekking op hebben en de aard van het product of de dienst aannemelijk kunt maken, mag u de kosten aftrekken. Een ontbrekend bonnetje is dan nog niet eens een ramp. Om dit aannemelijk te maken, raden wij u aan om dergelijke aankopen zo veel mogelijk te betalen met uw zakelijke pinpas of creditcard.

Thermische bonnen

Waarde niet onderscahtten
Maak van thermische bonnen altijd een kopie of scan. Deze zijn na enige tijd immers niet meer leesbaar, waardoor u niet meer voldoet aan de bewaarplicht. Hierdoor kan de btw- en kostenaftrek in het geding komen!

Stel de kostenaftrek en de btw-aftrek veilig door het voldoen aan de factuureisen en de bewaarplicht. Maak voor uw boekhouder kopietjes of scans van thermische bonnen, want deze vervagen of verzamel alle bonnetjes en laat een verzamelfactuur opmaken.

 Bron: Tipsenadvies