Ja, mits … 
Ook de fiscus begrijpt best dat u van die papierwinkel af wilt. Anderzijds wil men natuurlijk wel de garantie hebben dat uw administratie nog steeds klopt en relatief eenvoudig is te controleren. Het resultaat is dat u facturen in beginsel mag converteren door deze bijvoorbeeld te scannen, maar hieraan worden wel voorwaarden gesteld. Voldoet u aan deze voorwaarden, dan kan een factuur na conversie de prullenbak in.

Voorwaarden
U mag alleen de originelen weggooien als u aan onderstaande voorwaarden voldoet:

• u zet alle gegevens over;
• u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
• u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
• u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd reproduceren en leesbaar maken;
• u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
• u bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele analyse van geconstateerde verschillen.

Voorkom risico's bij conversie
Echtheidskenmerken.
Het is vooral belangrijk dat u aandacht besteedt aan echtheidskenmerken van stukken die u converteert. Bij conversie kunnen deze immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan het watermerk dat verloren gaat bij het scannen van een papieren document. De fiscus stelt zich op het standpunt dat in deze gevallen ‘de beheersingsmaatregelen in uw organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid’ en dat dit dus ‘relatief hoge eisen stelt aan de beheersingsmaatregelen’.

Dus?
Vrij vertaald betekent dit dat de manier waarop men in uw bedrijf omgaat met scans de nodige zekerheid moet geven over de echtheid van de facturen. De scans moeten volledig en goed leesbaar te zijn.

U mag originele bonnen vervangen door digitale, maar let wel op de voorwaarden. Scans moeten natuurlijk volledig en goed leesbaar zijn. Wilt u op zeker spelen, overleg dan vooraf met uw inspecteur over uw conversieplannen.

Bron: Tips en Advies