Website.
Voordat men uw zaak bezoekt, heeft men vaak al uw website bezocht. Bied daar op de belangrijkste pagina’s (homepage, contactpagina, enz.) uw nieuwsbrief of -bericht aan. Tip. Overweeg een knop zoals “Klik hier voor een gratis ...” Die knop linkt dan door naar een inschrijfpagina waar u naar het e-mailadres vraagt.

Een order.
Wordt u gebeld voor een opdracht of bestelling? Vraag dan meteen naar het e-mailadres. “Mag ik uw e-mailadres? Dan kunnen we u een e-mail versturen als er iets tussenkomt en kunnen we u inschrijven voor onze nieuwsbrief.” Tip. Maakt u gebruik van een webshop? Dan kunt u bestellingen, incl. e-mailadressen, waarschijnlijk downloaden en overzetten naar uw database.

Persoonlijk contact.
U kunt uw klanten natuurlijk gewoon vragen of ze uw nieuwsbrief of acties willen ontvangen. Willen ze dat, dan laat u hen een eenvoudig formuliertje invullen. Het beste tijdstip om dit te vragen is als u iets aflevert of een opdracht afrondt.
U kunt zo’n formuliertje als volgt aanbieden:

• bij een folder, prijslijst, offerte of factuur;
• met een paar bedrukte formuliertjes in een standaard in uw ontvangstruimte.

Als men uw zaak bezocht heeft.
Vermeld op de kassabon bijv.: “Een gratis ... bij uw volgende bezoek? Kijk op www.onzezaak.nl.” Wat u sowieso kunt doen (als u daar tijd voor heeft), is uw acties (gratis product, tips, e.d.) en nieuwsbrieven delen via sociale media (bijv. Facebook of Twitter).

Waar vraagt u allemaal naar?
Hoe meer gegevens u vraagt, hoe minder mensen bereid zijn om u die gegevens te verstrekken. Vraag dus zo min mogelijk, maar vraag minimaal de voornaam, achternaam en uiteraard het e-mailadres. Maar hoe zit het dan met de Wet bescherming persoonsgegevens?

• Opt-in. Vermeld op het gedrukte formuliertje of op de website dat men ook reclame kan gaan ontvangen. Laat aanvinken of dit akkoord is. “Ja, ik wil graag de nieuwsbrief ontvangen met tips, nieuwtjes, aanbiedingen, enz.”
• Dubbele opt-in. Overweeg om de inschrijver eerst een e-mail te sturen met een link, waarmee hij de inschrijving kan bevestigen.
• Opt-out. Vermeld een link in de nieuwsbrief waarmee men zich weer kan uitschrijven.
• Administratie. Bewaar alle (digitale) inschrijvingen om eventueel te kunnen aantonen hoe u aan de e-mailadressen bent gekomen.
  Tip. Meer info vindt u op http://wetten.overheid.nl/telecommunicatiewet/ en https://ddma.nl/juridisch/e-mail/

Stel klanten eerst iets in het vooruitzicht en laat ze als ‘tegenprestatie’ hun e-mailadres geven. Denk bijvoorbeeld aan gratis producten, een kortingsbon, tips, enz. Zorg via (dubbele) opt-in dat gasten hun inschrijving bevestigen en via opt-out dat ze zich op ieder gewenst moment kunnen uitschrijven.

Zie de Handleiding Wet bescherming persoonsgegevens [pdf].

Bron: Tips en Advies