Heeft u personeel? U kunt uw werknemers extra belonen dankzij een ruimere werkkostenregeling (WKR). U kunt vanaf 2020 tot € 2.000 hogere onbelaste vergoedingen geven aan uw personeel.

U mag ook iets vergoeden waar uw werknemers privé voordeel van kunnen hebben. Bijvoorbeeld een sportabonnement of kerstpakket.

Veel ondernemers leiden in hun bedrijf jongeren op. Het is vanzelfsprekend dat zij goed begeleid moeten worden. Maar maakt u met uw stagiairs duidelijke afspraken? En wat als uw zakenrelatie een stagiair zaken met u laat doen?

Stagiairs
In opleiding.
Het is vanzelfsprekend dat iemand die nog in opleiding is en bovendien weinig praktijkervaring heeft, onder directe verantwoordelijkheid van de opleider werkt. Een stagiair mag geen werkzaamheden verrichten waar hij nog niet aan toe is. Iedere ondernemer zal dit begrijpen en maatregelen nemen om het opleiden van nieuwe mensen op een verantwoorde manier uit te voeren. Daarnaast kunt u ook te maken krijgen met stagiairs van uw leverancier, klant, opdrachtgever of opdrachtnemer. Het volgende voorbeeld uit de rechtspraak geeft aan wat er dan mis kan gaan.

U mag werknemers een belastingvrije reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Maar wat zijn dan de gevolgen voor die reiskosten als er gecarpoold wordt? Waar moet u rekening mee houden?

Niet zo simpel. Er is een aantal situaties mogelijk waarmee u te maken krijgt als u reiskosten vergoedt en werknemers gaan carpoolen:

1. Wie regelt het vervoer? Bent u dat of is dat een van uw werknemers? Als u dat bent, is er dan sprake van vervoer vanwege de werkgever?
2. Eigenaar auto. Wordt er gereden met een auto van de zaak of van de werknemer?
3. Bestuurder of meerijder? Welke regels gelden er voor de bestuurder en voor de meerijder?

Auto van de werknemer
Georganiseerd door werknemers.
Stel, een werknemer carpoolt met collega’s. U mag dan deze werknemer én degenen die meerijden onbelast € 0,19/km vergoeden. Let op.Dat mag alleen over de normale reisafstand van elke werknemer en niet over de omrijdkilometers om hem op te pikken.
Door u georganiseerd.
Heeft u als werkgever geregeld dat een werknemer enkele collega’s ophaalt, dan is er sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Let op. U mag dan alléén de bestuurder onbelast € 0,19/km vergoeden voor zijn normale rit en voor de extra kilometers die hij maakt om de collega’s op te halen. Tip. Werknemers mogen wel onderling afspreken dat ze de chauffeur een vergoeding betalen voor de moeite.

Carpoolen met de auto van de zaak
Georganiseerd door werknemers.
Een werknemer met een auto van de zaak spreekt met collega’s af om ze op te halen. Deze bestuurder mag u dan géén onbelaste vergoeding geven; tenslotte rijdt deze in een auto van de zaak. De meerijders mag u echter wel de onbelaste vergoeding van € 0,19/km geven. De extra kilometers om de collega’s op te halen zijn privéritten.
Door u georganiseerd.
Als ú regelt dat een werknemer met een auto van de zaak collega’s ophaalt, is er weer sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Onbelaste reiskosten zijn dan niet toegestaan. Alleen in dit geval vormen de omrijdkilometers voor de chauffeur zakelijke kilometers.
Als werknemers met u meerijden?
Kunnen werknemers met u als ondernemer meerijden, dan is voor hen sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag de extra kilometers wel aanmerken als zakelijke ritten voor uzelf, maar als u de werknemer een vergoeding hiervoor geeft, is deze niet belastingvrij. Het maakt daarbij niet uit of u een auto van de zaak rijdt of een privéauto.
Méér dan € 0,19/km?
Als de vergoeding hoger is dan het onbelaste deel, moet u het meerdere als belast loon of eindheffingsloon aanmerken.

Bron: Tips en Advies