AVG?
De hoofdregel is dat een bijzondere wet (wettelijke bewaarplicht) voor een algemene wet (zoals de AVG) gaat. Bijten de AVG en een fiscale wet elkaar, dan heeft dus de fiscale wet voorrang (zie ook T&A, jg. 24, nr. 18, p. 6, 28.04.2018).

Andere belangen.
We kunnen ons voorstellen dat u bepaalde onderdelen van uw administratie langer bewaart. Bijvoorbeeld facturen inzake uw bedrijfspand, vanwege de berekening van de afschrijving. Of machines waarop u ook na zeven jaar nog (deels) garantie heeft. Let op. De bewaartermijn begint pas te lopen als de actualiteitswaarde is beëindigd.

'Administratie’ is erg breed begrip ...
Alles wat van belang kán zijn ...
Alles wat van belang kán zijn voor de omvang van uw fiscale verplichtingen, moet u bewaren. Maar ook alles wat voor de belastingheffing van een derde, zoals een klant van u, van belang kan zijn. Tot uw administratie kunnen bijvoorbeeld ook kladaantekeningen behoren, zo is in het verleden al eens beslist. Bevat uw agenda naast zakelijke afspraken ook privéafspraken, dan heeft de inspecteur hier dus ook inzage in. Wilt u dit niet, dan zult u een en ander gescheiden moeten opslaan.

Digitaal.
Uw administratie zal ook deels digitaal zijn en digitaal bewaard worden. Ook hiervoor geldt dat u dit na zeven jaar mag vernietigen. Anderzijds geldt wel dat alles binnen de termijn van zeven jaar, respectievelijk tien jaar in geval van onroerend goed, ook digitaal leesbaar moet zijn te maken. Heeft u bijvoorbeeld vijf jaar geleden een nieuw boekhoudsysteem aangeschaft, dan moet u uw oude systeem en bijbehorende software bewaren, zodat dit te raadplegen valt als de inspecteur op bezoek komt. Bovendien moet dit binnen een redelijke termijn te doen zijn. Zo niet, dan voldoet u niet aan uw bewaarplicht.

Ook bij derden?
Weet dat ook uw administratie voor zover deze bij derden is ondergebracht, bewaard moet worden, dus ook gegevens waarover uw accountant beschikt. Daarnaast ook wat u in de cloud opslaat of via eigen software.

Voorkom omgekeerde bewijslast
Voorkom dat u delen van uw administratie weggooit die u nog ter beschikking moet kunnen stellen. Gooit u bijvoorbeeld toch kladaantekeningen weg, dan kan de inspecteur deze via een informatiebeschikking opeisen. Kunt u deze eis niet inwilligen, dan kan hij een aanslag opleggen en in beginsel de bewijslast omdraaien. U moet dan bewijzen dat de aanslag te hoog is, wat zonder een deugdelijke administratie nauwelijks mogelijk is.

Let op. Voorkom dus te allen tijde dat u een informatiebeschikking kan worden opgelegd.

Houd er bij het opschonen van uw administratie rekening mee dat alles wat van belang kan zijn voor uw belastingheffing of die van een derde, bewaard moet worden. De wettelijke bewaartermijn wordt langer als bescheiden nog actualiteitswaarde (zoals looptijd) hebben. Dat wordt vaak over het hoofd gezien!

Bron: Tipsenadvies