Als ondernemer kunt u niet meer zonder digitale hulpmiddelen. “Maar hoe zit het dan met de bewaarplicht?”, vroeg een abonnee. “Moet ik alles printen en bewaren of kan ik volstaan met de bestanden op mijn pc?” Wij zochten het uit.

De Hoge Raad heeft onlangs beslist dat de Belastingdienst informatie mag opvragen die ouder is dan zeven jaar.
Hoe zit dat?
Waar moet u op letten?

Administratie- en informatieplicht
Uw onderneming heeft op grond van de wet een administratieplicht. De eisen aan de inrichting van een administratie zijn afhankelijk van de aard en omvang van de ondernemingsactiviteiten en moet gedurende zeven jaren bewaard worden. Als particulier hoeft u geen administratie bij te houden, maar voor alle belastingplichtigen geldt wel een informatieplicht. Dit betekent dat u verplicht bent om informatie aan de Belastingdienst te verstrekken als dat relevant is voor de belastingheffing.

Ze zijn de nachtmerrie voor menig ondernemer: klanten die een betalingstermijn hanteren van 60 dagen of langer. Wat is er nu veranderd per 1 juli 2017?

Niet te betalen ...
Klanten die een lange betaaltermijn hanteren zijn funest voor uw liquiditeit. In 2013 zijn er al wettelijke regels gekomen met betrekking tot betalingstermijnen. Vanaf 1 juli 2017 kunt u trage betalers echter nog eenvoudiger aanpakken, met de wet aan uw zijde.

Wat verandert er?
Vanaf 2013 geldt een standaard betalingstermijn van 30 dagen. U mocht daarvan afwijken indien dit voor beide partijen aanvaardbaar was. Echter, vanaf 1 juli 2017 is het voor grote bedrijven verboden om een betalingstermijn van langer dan 60 dagen te hanteren. Staat in contracten of algemene voorwaarden toch een betalingstermijn van meer dan 60 dagen, dan is deze bepaling niet geldig. De standaardbetalingstermijn van 30 dagen gaat dan gelden. Grote bedrijven zijn bedrijven die een uitgebreide jaarrekening moeten deponeren.

Indien u als ondernemer beschikt over een zelfstandige werkruimte in uw woning, dan zijn de kosten aftrekbaar. Een van de voorwaarden is dat u minimaal 70% van uw totale inkomen in of vanuit deze werkruimte verwerft. Hoe zit dat?

Octrooigemachtigde.
Het belang van dit 70%-criterium kwam onlangs aan de orde in een rechtszaak voor het Gerechtshof Den Haag, 02.05.2017 (GHDHA:2017:1184) . In deze zaak ging het om een ondernemer die als octrooigemachtigde actief is. Dit doet hij vanuit een werkruimte in zijn eigen woning.

Zelfstandige werkruimte.
De kosten van deze werkruimte heeft hij in mindering gebracht op zijn winst. Er is in dit geval sprake van een zelfstandige werkruimte. Dit is een werkruimte die allereerst beschikt over een eigen opgang. Daarnaast zijn er een toilet en watervoorziening waardoor deze werkruimte in theorie ook aan derden zou kunnen worden verhuurd.

Extra voorwaarden
De wet staat inderdaad toe dat de kosten van een werkruimte in de eigen woning fiscaal aftrekbaar zijn indien er sprake is van een zelfstandige werkruimte. Dit is echter niet de enige eis waaraan moet worden voldaan.

U wilt graag met uw klanten een relatie onderhouden en hen van tijd tot tijd leuke tips, nieuwtjes en aanbiedingen sturen. Dan moet u natuurlijk wel hun e-mailadressen hebben. Hoe verzamelt u die slim en vooral juridisch correct?

Waarom geven klanten hun e-mailadres?
Er zijn maar weinig klanten die hun e-mailadres prijsgeven omdat u het vraagt. Klanten geven hun e-mailadres omdat ze er iets voor terugverwachten. Tip. Als u om een e-mailadres vraagt, moet u iets in het vooruitzicht stellen. Denk aan korting, extra service of een klein geschenk. “Schrijf u nu in voor onze nieuwsbrief en ontvang een gratis ...”

Wanneer vraagt u ernaar?

Factuurverplichting.
Als u verplicht bent een factuur uit te reiken, moet u ook aan de factuurvereisten voldoen. U bent niet altijd verplicht een factuur uit te reiken. Voor prestaties die btw-vrijgesteld zijn en voor Nederlandse particulieren hoeft u geen factuur uit te reiken. Aan ondernemers, rechtspersonen (bijvoorbeeld BV, stichting of vereniging) en bij afstandsverkopen moet u juist altijd facturen uitreiken.
Let op. Als u meestal ondernemers als afnemer heeft, moet u ook aan particulieren factureren.

De factuur is een belangrijk document in de btw. Niet voor niets zijn daar de nodige voorwaarden aan verbonden. Maar wat als uw factuur niet aan alle voorwaarden voldoet? Hoe zit het eigenlijk met elektronisch factureren?

Hoeksteen.
Waar het gezin de hoeksteen van de samenleving wordt genoemd, neemt de factuur deze plaats voor de btw in. Het is een belangrijk controlemiddel voor de Belastingdienst. Zowel bij de ondernemer die de factuur opstelt, als bij zijn afnemer die de btw in aftrek brengt.

Voorwaarden
Uw facturen moeten aan een heel wat voorwaarden voldoen. Naast uw naam, vestigingsadres en die van uw afnemer, moet u ook denken aan:

• uw btw-nummer en soms dat van uw afnemer;
• heldere omschrijving van leveringen/diensten;
• vergoeding per btw-tarief of vrijstelling;
• btw-tarief en btw-bedrag;
• toepassing vrijstelling of bijzondere regelingen, zoals de verleggingsregeling (‘btw-verlegd’), intracommunautaire regeling, marge- of reisbureauregeling (‘bijzondere regeling gebruikte goederen/kunstvoorwerpen/voorwerpen van verzameling of antiquiteiten/reisbureaus’);
• ‘factuur uitgereikt door afnemer’, indien van toepassing;
• de gegevens van uw fiscaal vertegenwoordiger (veelal internationaal).

Een collega van u met een Vof meldde zich met een vraag. Zijn adviseur had beweerd dat een foute tenaamstelling op een factuur geen punt was. Is de naamsvermelding van één vennoot op de factuur dan fiscaal reeds voldoende?

Wat was de vraag?
Als u als ondernemer uw beroep uitoefent via een Vof, dan is voor de btw de Vof ‘de ondernemer’. Zo is het de Vof die de eventueel verschuldigde btw moet afdragen en de verrekenbare btw op kosten in aftrek kan brengen. Maar wat nu als er een factuur op uw naam is uitgesteld en niet op naam van de Vof? Mag u de btw hiervan nu wel of niet in aftrek nemen? En wat met de inkomstenbelasting? Mag u deze kosten wel of niet zakelijk opvoeren?

Factuur op naam van de vennoot
Btw op factuur.
Een Vof mag de btw op de zakelijke kosten die de vennoten op eigen naam hebben gemaakt in aftrek brengen. Zolang de facturen maar in de boekhouding van de Vof worden opgenomen, is de btw aftrekbaar. Dit zelfde geldt ook voor zakelijke abonnementen die op naam van een vennoot zijn afgesloten. Let op. Voor investeringsgoederen gelden andere regels. Maar als een investeringsfactuur op naam van een vennoot is uitgesteld, dan is door een speciale regeling van de staatssecretaris van Financiën onder bepaalde voorwaarden de aftrek van btw wel goedgekeurd.

Er kunnen ook niet-fiscale redenen zijn waarom een factuur niet op naam van een Vof staat, bijvoorbeeld omdat bij sommige diensten een bedrijfsnaam betekent dat er een ‘zakelijk’ contract moet worden gesloten tegen soms hogere kosten. Daarover een volgende keer meer.

Wat houdt die regeling in?
Zo mag de Vof in de volgende situaties de btw van investeringsgoederen in aftrek brengen, ook als de factuur op naam van een vennoot staat:

1. als het investeringsgoed binnen de Vof gebruikt wordt voor met btw-belaste prestaties, als de speciale regeling niet kan worden toegepast en als u als vennoot voor het gebruik van uw investeringsgoed binnen de Vof geen vergoeding van de Vof ontvangt. Als u het investeringsgoed bijvoorbeeld tegen een vergoeding verhuurt aan de Vof, is de speciale regeling niet van toepassing, tenzij de vergoeding winstafhankelijk is gemaakt;
2. als de Vof de btw alle rechten en verplichtingen met betrekking tot het investeringsgoed op zich neemt. Dit betekent onder andere dat bij verkoop van het investeringsgoed de Vof in beginsel een btw-factuur uit zal moeten reiken;
3. de Vof zal ook moeten controleren en bijhouden of de btw terecht in aftrek is gebracht. De facturen die betrekking hebben op het investeringsgoed, dienen te worden opgenomen in de boekhouding van de Vof.

Verstandiger?
Bij samenwerkingsverbanden verdient de tenaamstelling van het samenwerkingsverband de voorkeur. Zo voorkomt u discussies en komt de aftrek van btw niet in het geding. Tip. Voorkom al dat fiscale gedoe en zorg dat u altijd btw-nota’s ontvangt waarop de naam van uw Vof (bedrijf) staat en niet uw eigen naam.

En voor de inkomstenbelasting (IB)?
Voor de IB moet u aannemelijk maken dat het zakelijke kosten betreft voor de Vof. Voor gemengde kosten of kosten waar een privékarakter aan hangt, wordt het aantonen van zakelijk nut lastiger als de factuur op naam van een vennoot is uitgesteld. Daarom geldt ook hier: voorkomen is beter dan genezen.

Als een factuur voor uw bedrijf een keer op uw naam is gesteld, is er nog geen man overboord voor de aftrek van btw en de kostenaftrek in de IB. Voorkom echter dat daar lastige vragen over ontstaan bij een controle en zorg ervoor dat inkomende facturen altijd op naam van uw bedrijf zijn gesteld.

Bron: Tips en Advies